Forum EPFL

En 2016, MobileThinking a reçu pour mission la maintenance de l’ancienne plateforme du Forum EPFL. Cette dernière arrivait en fin de vie et ne répondait plus aux besoins du comité. En 2018, nous avons commencé à élaborer un cahier des charges complet pour une nouvelle plateforme. Plusieurs ateliers de design ont été menés avec les membres du comité pour mieux comprendre les besoins et la complexité de l’organisation de ce salon de recrutement. Le développement a débuté la même année et s’est terminé un an plus tard, en 2019. La plateforme a été inaugurée lors de l’édition 2020, qui a réuni 146 entreprises, 60 start-up et 2 300 étudiant·es.

Depuis, nous continuons de la faire évoluer avec de nouvelles fonctionnalités chaque année. Par exemple, depuis 2023, le Forum EPFL organise une journée dédiée aux ONG, qui peuvent s’inscrire sur la plateforme et réserver un stand. De nouveaux services ont également été ajoutés pour les start-up, leur permettant de demander l’accès aux CV des étudiant·es inscrit·es. Du côté de l’organisation, le comité peut maintenant gérer le nombre et la taille des stands disponibles à la réservation pour chaque jour. Diverses améliorations ont aussi été apportées à la gestion des repas et des factures. Le comité peut également organiser différents événements tout au long de l’année pour les étudiant·es, tels que des ateliers de création de CV. L’inscription des étudiant·es à ces ateliers se fait directement sur la plateforme.

 

Quelle a été notre approche ?

Aspects design

L’organisation du Forum EPFL est complexe et prend quasiment une année au comité. Cette complexité vient du nombre important de services proposés aux entreprises comme aux étudiant·es. La plateforme est devenue centrale dans cette organisation, de la réservation jusqu’à la facturation. Le comité change chaque année, ce qui implique de nouvelles idées de services ou d’améliorations.

Les entreprises peuvent réserver et gérer :

• un stand et du matériel
• des repas pour leurs collaborateurs, avec gestion des régimes alimentaires
• des présentations et le matériel associé
• des ateliers, matériel et catering
• des vestiaires, ainsi que les rendez-vous organisés via la plateforme
• les badges

Elles peuvent aussi gérer leur profil, visible par les étudiant·es.

Les étudiant·es peuvent :

• gérer leur profil et CV accessibles aux entreprises
• prendre rendez-vous avec les recruteurs via les box d’entretien
• s’inscrire à des ateliers
• s’inscrire à d’autres événements du Forum EPFL pendant l’année

Les entreprises peuvent consulter une liste filtrée des étudiant·es inscrit·es et leurs CV. Les étudiant·es peuvent consulter la liste des entreprises et réserver des rendez-vous ou des ateliers.

Aspects techniques

La plateforme a été développée avec le framework Laravel côté backend et une combinaison de Blade et de composants Vue.js pour le frontend. La première version a été réalisée avec Laravel 6, et est maintenant à jour jusqu’à la version 10.

Techniquement, chaque module repose sur une base commune, rendant la plateforme générique et prête pour l’ajout de nouveaux modules. Chaque module est couvert par un système de droits d’accès ; une entreprise ne peut voir que ce qui la concerne, et c’est pareil pour les étudiant·es. Les services comme les ateliers ou les box d’entretien peuvent être visibles par tous·tes ou seulement par des étudiant·es correspondant à certains critères (niveau ou domaine d’étude). Ces droits sont gérés via un module de permissions appliqué comme un middleware, bloquant tout accès non autorisé.

Tous les modules sont testés automatiquement. Plus de 1 200 tests unitaires et fonctionnels sont lancés à chaque mise à jour.

Nous avons toujours du plaisir à travailler sur cette plateforme, ainsi qu’avec le comité organisationnel du Forum EPFL. Chaque année, le nouveau comité apporte de nouvelles idées d’améliorations et récolte les retours précieux des utilisateurs. Par cette démarche, la plateforme évolue de manière régulière, facilitant ainsi sa maintenance. Même si les services offerts aux entreprises restent généralement les mêmes, les moyens mis à disposition évoluent et se modernisent. Pour l’édition 2024, de grands changements sont d’ailleurs prévus, pour faciliter encore plus la gestion des rendez-vous et donc le recrutement pour les entreprises.

Depuis 2020, la plateforme a hébergé 4 éditions du Forum EPFL, la 5ème est en cours. Plus de 10’800 utilisateurs ont créé un compte depuis la 1ère version, dont 9’000 étudiants. Plus de 1000 entreprises se sont inscrites durant ces années, réservant 650 stands, 120 loges d’entretiens et plus de 1000 repas. Plus de 15’000 rendez-vous ont été organisés entre les entreprises et les étudiants.